Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für alle Verträge zwischen PROVA-Systems, [Inhaber: Ihr Name], [Straße], [PLZ Ort] (nachfolgend „Anbieter" oder „wir") und den Nutzern der PROVA-Software-as-a-Service-Plattform (nachfolgend „Kunde" oder „Nutzer").
Die PROVA-Plattform richtet sich ausschließlich an Unternehmer i.S.d. § 14 BGB (insbesondere öffentlich bestellte und vereidigte Sachverständige, Gutachter und deren Kanzleien/Büros). Verbraucher i.S.d. § 13 BGB sind von der Nutzung ausgeschlossen.
Entgegenstehende oder abweichende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden haben keine Gültigkeit, es sei denn, wir stimmen ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.
Gegenstand des Vertrages ist die Bereitstellung der cloudbasierten SaaS-Plattform „PROVA-Systems" zur KI-gestützten Erstellung, Verwaltung und Freigabe von Sachverständigengutachten (nachfolgend „Software" oder „Plattform").
| Paket | Monatliche Nutzungsgebühr | Einmalige Einrichtungsgebühr | Enthaltene Nutzer |
|---|---|---|---|
| Starter | 149 € / Monat (netto) | 499 € (netto) | 1 Nutzer |
| Pro | 299 € / Monat (netto) | 999 € (netto) | bis 3 Nutzer |
| Enterprise | ab 599 € / Monat (netto) | ab 1.999 € (netto) | unbegrenzt (individuell) |
Die jeweils aktuellen Leistungsmerkmale je Paket sind in der Leistungsbeschreibung auf der PROVA-Website einsehbar und werden bei Vertragsschluss verbindlich vereinbart.
Alle genannten Preise verstehen sich als Nettopreise zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer. Zum Zeitpunkt dieser AGB beträgt die MwSt. 19 %. Umsatzsteuerliche Änderungen werden entsprechend weitergegeben.
Der Anbieter ist berechtigt, die laufenden Nutzungsgebühren mit einer Ankündigungsfrist von 6 Wochen zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums anzupassen. Der Kunde hat in diesem Fall ein außerordentliches Kündigungsrecht (§ 12.2). Schweigt der Kunde nach Zugang der Ankündigung, gilt die Preisanpassung als akzeptiert.
Ein Upgrade auf ein höheres Paket ist jederzeit möglich und wird anteilig für den verbleibenden Monatszeitraum abgerechnet. Ein Downgrade ist zum Ende des jeweiligen Vertragszeitraums möglich.
Der Vertrag kommt zustande durch die vollständige Registrierung auf der PROVA-Plattform, die ausdrückliche Bestätigung dieser AGB sowie des Auftragsverarbeitungsvertrages (AVV) durch den Kunden und die anschließende Freischaltung des Kontos durch den Anbieter (Annahmeerklärung per Aktivierungs-E-Mail).
Neue Kunden erhalten eine kostenfreie Testphase von 14 Tagen ab Freischaltung, innerhalb derer der Vertrag ohne Angabe von Gründen in Textform beendet werden kann. Nach Ablauf der Testphase beginnt die reguläre Vertragslaufzeit und es wird die erste Nutzungsgebühr fällig.
Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 1 Monat (Starter und Pro) bzw. 12 Monate (Enterprise). Nach Ablauf der Mindestlaufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils einen weiteren Monat (Starter/Pro) bzw. 12 Monate (Enterprise), sofern er nicht fristgerecht gemäß § 12 gekündigt wird.
Die Einrichtungsgebühr ist mit Vertragsschluss sofort fällig. Die monatlichen Nutzungsgebühren werden monatlich im Voraus am Ersten des jeweiligen Kalendermonats fällig.
Akzeptierte Zahlungsmethoden sind SEPA-Lastschrift und Kreditkarte. Alle Zahlungen werden sicher über den zertifizierten Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd. (Dublin, Irland; PCI DSS Level 1 zertifiziert) abgewickelt. Eine Zahlung per Rechnung ist für Enterprise-Kunden auf schriftliche Anfrage möglich.
Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, nach vorheriger schriftlicher Mahnung mit Nachfristsetzung von 7 Tagen den Zugang zur Plattform vorübergehend zu sperren sowie Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB) zu berechnen.
Alle Rechnungen werden ausschließlich in elektronischer Form (PDF per E-Mail) ausgestellt und sind steuerlich anerkannte Rechnungen i.S.d. § 14 UStG.
Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrages ein nicht exklusives, nicht übertragbares, auf den Vertragszweck beschränktes Nutzungsrecht an der PROVA-Software ein. Das Nutzungsrecht umfasst ausschließlich die bestimmungsgemäße Nutzung der im jeweiligen Paket enthaltenen Funktionen.
Nicht gestattet sind insbesondere:
Die durch den Kunden mittels der Software erstellten Inhalte (insbesondere Gutachten, Dokumentationen, Berichte) verbleiben vollständig im Eigentum des Kunden. Der Anbieter erhebt keinerlei Rechte an Kundeninhalten und nutzt diese nicht zu eigenen Zwecken.
Die KI-generierten Gutachteninhalte ersetzen nicht die fachkundige Prüfung, Beurteilung und Verantwortung durch den zugelassenen Sachverständigen. PROVA trifft keine eigenständigen Entscheidungen mit Rechtswirkung. Der Sachverständige ist alleiniger fachlicher Entscheidungsträger.
Der Anbieter übernimmt keine Haftung für:
Kundendaten und erstellte Gutachteninhalte werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet — weder durch den Anbieter noch durch dessen Unterauftragsverarbeiter. Alle KI-Anfragen erfolgen über verschlüsselte API-Verbindungen mit aktiviertem Data-Processing-Agreement (DPA) des jeweiligen KI-Anbieters (Zero Data Retention wo technisch verfügbar).
Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch PROVA-Systems erfolgt gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie unserer gesonderten Datenschutzerklärung.
Da PROVA-Systems als Auftragsverarbeiter i.S.d. Art. 28 DSGVO personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, ist der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO Bestandteil jedes Vertrages. Der AVV ist als separates Dokument abrufbar und wird mit Vertragsschluss verbindlich vereinbart:
→ Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abrufen
Alle Kundendaten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert (AWS EMEA, Rechenzentrum Frankfurt am Main, Deutschland). Eine Übermittlung in Drittstaaten außerhalb der EU/des EWR erfolgt nur nach Maßgabe der in AVV und Datenschutzerklärung dokumentierten Garantien (EU-Standardvertragsklauseln).
Nach Vertragsbeendigung werden Kundendaten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Auf Wunsch stellt der Anbieter vor der Löschung einen vollständigen Datenexport bereit (Anfrage per E-Mail innerhalb der 30-Tage-Frist).
Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit der Plattform von 99,5 % im Jahresmittel (Uptime SLA) an. Ausgenommen von dieser Verfügbarkeitsgarantie sind geplante Wartungsarbeiten sowie Ausfälle, die außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen (Force Majeure, Störungen bei Infrastrukturanbietern).
Geplante Wartungsfenster werden nach Möglichkeit außerhalb der Hauptnutzungszeiten (Mo–Fr, 9–18 Uhr) gelegt. Der Anbieter informiert über geplante Wartungsarbeiten mit einem Vorlauf von mindestens 24 Stunden per E-Mail oder In-App-Benachrichtigung.
Bei ungeplanten Ausfällen wird über die Status-Seite des Anbieters und per E-Mail kommuniziert. Der Anbieter ist bemüht, kritische Störungen innerhalb von 4 Stunden zu beheben (Best-Effort-Basis).
Enterprise-Kunden erhalten ergänzend ein individuell vereinbartes Service-Level-Agreement (SLA) mit definierten Reaktions- und Wiederherstellungszeiten sowie einem dedizierten Ansprechpartner.
Der Anbieter haftet für Schäden, die durch Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit des Anbieters, seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen verursacht werden, unbeschränkt.
Für leicht fahrlässig verursachte Schäden haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, typischerweise eintretenden Schaden begrenzt, maximal jedoch auf den Betrag der im jeweiligen Vertragsjahr gezahlten Nutzungsgebühren.
Jegliche Haftung des Anbieters für Schäden, die durch inhaltliche Fehler, Unvollständigkeiten oder Ungenauigkeiten in KI-generierten Gutachteninhalten entstehen, ist — soweit gesetzlich zulässig — ausgeschlossen. Der Nutzer trägt die alleinige fachliche Verantwortung für die Verwendung und Freigabe von Gutachteninhalten (vgl. § 8).
Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz. Diese bleiben unberührt.
Das Vertragsverhältnis kann von beiden Parteien mit einer Frist von 4 Wochen zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums ordentlich gekündigt werden. Die Kündigung erfolgt in Textform (E-Mail an kontakt@prova-systems.de genügt).
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt. Ein wichtiger Grund für den Anbieter liegt insbesondere vor, wenn:
Nach Zugang der Kündigungserklärung und bis zum Vertragsende kann der Kunde jederzeit einen vollständigen Datenexport anfordern (per E-Mail). Nach Vertragsende werden alle Kundendaten innerhalb von 30 Tagen unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z.B. steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten nach §§ 147 AO, 257 HGB) entgegenstehen. Backup-Medien werden spätestens nach 90 Tagen überschrieben.
Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und unter Ausschluss der Kollisionsnormen des internationalen Privatrechts.
Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist der Sitz des Anbieters, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt diejenige gesetzlich zulässige Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.
Änderungen und Ergänzungen dieser AGB oder des Vertrages bedürfen der Textform. E-Mail genügt. Eine mündliche Nebenabrede besteht nicht.
Der Anbieter behält sich vor, diese AGB mit einer Ankündigungsfrist von 6 Wochen zum nächsten Vertragsverlängerungszeitpunkt zu ändern. Der Kunde wird über Änderungen per E-Mail informiert. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 4 Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung, gelten die geänderten AGB als akzeptiert. Auf dieses Widerspruchsrecht und seine Bedeutung wird der Anbieter in der Änderungsmitteilung gesondert hinweisen.