Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Plattform ist:
PROVA-Systems GmbH
Musterstraße 1 · 10115 Berlin · Deutschland
E-Mail: datenschutz@prova-systems.de
Telefon: +49 30 123 456
Handelsregister: HRB 12345 B (Amtsgericht Berlin-Charlottenburg)
Unser betrieblicher Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter: dsb@prova-systems.de
Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß den Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung und Integrität/Vertraulichkeit (Art. 5 DSGVO). Eine Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Basis einer Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO.
| Datenkategorie | Beispiele | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Kontodaten | Name, E-Mail, Passwort (Hash), Berufsbezeichnung | Vertragserfüllung, Login, Kontozugang | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Professionelle Daten | IHK-Zertifikat, Qualifikationen, Sachgebiet | Gutachtenerstellung, Briefkopf | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Rechnungsdaten | Adresse, USt-ID, Zahlungsweg | Abrechnung, Buchhaltung, gesetzl. Pflicht | Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO |
| Gutachteninhalte | Sprachdiktate, Texte, Schadensdaten, Fotos | PROVA-Analyse, PDF-Erstellung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Audiodaten | Sprachaufnahmen (temporär) | Transkription (PROVA Voice Engine) | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Nutzungsdaten | Log-Daten, IP-Adresse, Browser, Gerätetyp | Sicherheit, Fehleranalyse, Betrieb | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Kommunikationsdaten | Support-E-Mails, Chat-Nachrichten | Kundenbetreuung, Supportleistungen | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Freigabe-Daten | E-Mail-Adressen von Kunden des Nutzers | Versendung von Freigabe-Links | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
Für die KI-gestützte Erstellung von Gutachteninhalten nutzt PROVA eine proprietär konfigurierte KI-Analyse-Engine (PROVA), die auf Basis des OpenAI API-Dienstes betrieben wird. Der Einsatz erfolgt über den OpenAI Enterprise/Business-Tarif, der vertraglich ausschließt, dass Kundendaten für das Training von KI-Modellen verwendet werden.
Wir empfehlen, in Freitextfeldern keine Daten besonderer Kategorien nach Art. 9 DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten, biometrische Daten) einzugeben, die nicht für die Gutachtenerstellung erforderlich sind.
Für die Transkription von Sprachdiktaten wird die PROVA Voice Engine eingesetzt. Audiodaten werden nach der Transkription automatisch und unwiderruflich gelöscht. Es findet keine dauerhafte Speicherung von Audiodaten statt.
Wir setzen folgende Unterauftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein. Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) bzw. Data Processing Agreements (DPA):
| Anbieter | Leistung | Sitz / Hosting | Datenschutz-niveau |
|---|---|---|---|
| Airtable Inc. | Datenbank-Backend: Strukturierung und Verwaltung von Gutachtendaten, Workflow-Daten, Nutzerdaten | USA · San Francisco, CA Hosting: AWS US-East / EU möglich |
EU-SCCs + DPA |
| Make.com (Celonis SE) | Workflow-Automatisierung: Datenverbindung zwischen PROVA-Plattform, Airtable und PROVA | EU · Prag, Tschechien DSGVO-Jurisdiktion |
DSGVO + AVV |
| OpenAI, Inc. | KI-Textgenerierung und Sprachverarbeitung für die PROVA Analyse-Engine | USA · San Francisco, CA EU-Datenverarbeitung optional |
EU-SCCs + DPA |
| Stripe Inc. | Zahlungsabwicklung (Kreditkarte, SEPA-Lastschrift). Kreditkartendaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet (PCI-DSS Level 1) | USA / Irland · Dublin EU-reguliert (Stripe Europe) |
DSGVO (EU-Tochter) |
| Amazon Web Services (AWS EMEA) | Cloud-Infrastruktur, primäre Datenspeicherung, CDN, Backup | EU · Frankfurt (eu-central-1) Luxemburg (EMEA HQ) |
DSGVO + AVV |
| Google Workspace | Interne geschäftliche E-Mail-Kommunikation des PROVA-Teams (keine Kundendaten) | USA / EU-Datenprozessierung | EU-SCCs + DPA |
Für folgende Anbieter mit Sitz in Drittländern (USA) ohne EU-Angemessenheitsbeschluss werden Datenübermittlungen auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (Beschluss 2021/914/EU) durchgeführt:
Das EU-US Data Privacy Framework (Adequacy Decision, Juli 2023) wird beobachtet; soweit Anbieter zertifiziert sind, kann es als zusätzliche Schutzmaßnahme herangezogen werden.
Sie haben als betroffene Person folgende Rechte nach der DSGVO. Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich an: datenschutz@prova-systems.de
| Recht | Inhalt | Frist unserer Antwort |
|---|---|---|
| Auskunft (Art. 15) | Information über Ihre gespeicherten Daten, Verarbeitungszwecke, Empfänger | 30 Tage |
| Berichtigung (Art. 16) | Korrektur unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten | 30 Tage |
| Löschung (Art. 17) | „Recht auf Vergessenwerden" bei Wegfall des Verarbeitungsgrunds | 30 Tage |
| Einschränkung (Art. 18) | Einschränkung der Verarbeitung in bestimmten Fällen | 30 Tage |
| Datenübertragbarkeit (Art. 20) | Herausgabe Ihrer Daten in maschinenlesbarem Format (JSON/CSV) | 30 Tage |
| Widerspruch (Art. 21) | Widerspruch gegen Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen | Unverzüglich |
| Beschwerde (Art. 77) | Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Berliner Beauftragte für Datenschutz, www.datenschutz-berlin.de) | — |
Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Funktion der Plattform (Session-Management, Authentifizierung, CSRF-Schutz). Diese Cookies erfordern keine Einwilligung gemäß §25 Abs. 2 TTDSG.
Wir setzen keine Tracking-Cookies, Analyse-Cookies (z.B. Google Analytics) oder Werbe-Cookies ein. Es findet kein Cross-Site-Tracking statt.
Wir laden Google Fonts über die Google Fonts API. Dabei werden technisch bedingt IP-Adresse und Browser-Informationen an Google übermittelt (Basis: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO / berechtigtes Interesse an Darstellungsqualität). Alternative: Die Fonts können durch Nutzung über einen lokalen Browser-Cache geladen werden.
Wir setzen gemäß Art. 32 DSGVO geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein:
| Datenkategorie | Speicherfrist | Begründung |
|---|---|---|
| Kontodaten | Dauer der Vertragsbeziehung + 3 Jahre | Vertragliche Pflichten, Verjährungsfristen |
| Rechnungsdaten | 10 Jahre | §147 AO (steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht) |
| Gutachteninhalte | Dauer der Vertragsbeziehung; nach Kündigung 60 Tage | Vertragserfüllung; Exportmöglichkeit für Kunden |
| Audiodaten (Sprachdiktate) | Sofortige Löschung nach Transkription | Datenminimierung |
| Log-Daten | 12 Monate | Sicherheit, Fehleranalyse |
| Support-Kommunikation | 3 Jahre nach letztem Kontakt | Dokumentation, Qualitätssicherung |
| Backup-Daten | 30 Tage (Rolling-Backup) | Disaster Recovery |
Nach Ablauf der Speicherfrist werden Daten automatisiert und sicher gelöscht (gemäß BSI-Empfehlungen für sichere Datenlöschung, mehrfaches Überschreiben). Auf Anfrage erhalten Kunden eine schriftliche Löschbestätigung.
Unsere Plattform richtet sich ausschließlich an Unternehmer i.S.d. §14 BGB. Die Nutzung durch Minderjährige unter 18 Jahren ist nicht gestattet. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Minderjährigen.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen der Rechtslage, der Verarbeitungstätigkeiten oder der eingesetzten Dienste anzupassen. Über wesentliche Änderungen werden registrierte Nutzer per E-Mail informiert (mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten). Die aktuelle Version ist stets unter prova-systems.de/legal/datenschutz abrufbar.